Sözleşme Yönetimi

Sözleşme Yönetimi Modülü Nedir?

Kurumların farklı alanlarda hizmet veren çok sayıda muhatapları bulunmaktadır. Kurumlar, muhatapları ile olan satış, kira, hizmet vb. ilişkilerinin tümünü sözleşmeler üzerinden yürütmektedirler. Sözleşmelerin tüm aşamalarının takip ve yönetiminin etkili bir şekilde sağlanabilmesi amacıyla sözleşme yönetim modülüne ihtiyaç duyulmaktadır.

FAYDALAR

Kurumların büyüklüklerine göre muhataplarıyla yılda yüzlerce sözleşme takip etmek zorunda oldukları düşünüldüğünde sözleşme takibinin kurumlar için ne kadar önemli olduğu ortaya çıkmaktadır.

Sözleşme içeriğinin ilgililer tarafından kolay ulaşılabilir olması gerekmektedir.

Sözleşme bitiş tarihlerinin geçirilmesi çoğu zaman kurumları zarara uğratmaktadır. O nedenle sözleşmelerin zaman yönünden takip edilmesi önem arz etmektedir.

Taraflarca imzalanan sözleşmelerin saklanması ve takibi önem arz etmektedir. Çünkü sözleşmeler genellikle belirli tarihler arasında yürürlükte kalmaktadır.

Sözleşme taraflarca imzalandığında, sözleşme uygulama süreci başlamış olacaktır.

ÖZELLİKLER

Sözleşme üst verileri kurum ihtiyaçlarına göre değişebilmektedir.

Sözleşme muhatapları, başlama ve bitiş tarihi, sözleşme türü, sözleşme tutarı, para birimi, sözleşme adı, sözleşme numarası gibi üst veriler kullanılan üst verilerden bazılarıdır.

Sözleşmelerin takibi, raporlanması ve yönlendirilmesi amacıyla sözleşme üst verileri kullanılmaktadır.

Sözleşme dokümanı nihai haline ulaşıp gerekli onayları aldıktan sonra muhataplar tarafından ıslak imza ile imzalanmak üzere genellikle ilgililere yayımlanmaktadır. Bu noktada sözleşme hazırlama süreci tamamlanmaktadır.

Sözleşme hazırlık süresinin kontrolünü sağlamak için hazırlık aşamalarında zaman yönetimi ve durum takibi özelliklerine ihtiyaç duyulmaktadır.

Değişiklik yapılan noktaların tespiti amacıyla da doküman kıyaslama özelliklerine ihtiyaç duyulmaktadır.

Onay süreçlerinde sözleşmeler üzerinde sayısız değişiklikler olacağı öngörülmektedir. O nedenle sözleşme yönetiminde versiyon takibi özellikleri gerekmektedir.

Sözleşme metninin oluşturulmasında görüş ve onayların alınması gerekmektedir.

Sözleşme dokümanlarının kurumsal kimliğe uygun olması amacıyla tanımlı şablonlar üzerinden hazırlanması önem arz etmektedir.

Sözleşme dokümanlarının hazırlanması sürecinde, çoğu zaman farklı konularda uzman olan kurum yetkililerinin bir arada çalışması gerekmektedir.

Taraflarca imzalanan sözleşme belgesinin saklanması ve takibi süreci

Sözleşme metninin veya dokümanının hazırlanması süreci