Kalite Doküman Yönetimi
Kalite Doküman Yönetim Modülü Nedir?
Kurumlarda kalite dokümanlarının kolay ve etkili bir şekilde yönetilmesinin sağlanması amacıyla kullanılan sistemlere kalite doküman yönetimi sistemi adı verilmektedir.
Kurumlarda, farklı yönetim standartlarının gereği olarak farklı dokümantasyon sistematikleri uygulanmaktadır. Günümüzde nadir de olsa, kalite dokümanlarının üretilmesi ve takibinin bir yazılım kullanılmadan fiziksel ortamlarda yürütüldüğü örnekler bulunmaktadır. Ancak kalite dokümanlarının hassas türde içerikler olduğu göz önünde bulundurulursa, bu tür içeriklerin üretimi, güncelliğinin takibi, hedef kitleye ulaştırılması vb. gibi birçok nedenden dolayı kalite doküman yönetim sistemleri, kurumlar için ihtiyacın da ötesinde bir zorunluluk haline gelmektedir. Kurumlar, KİY platformları dışında ayrı bir çözüm olarak da kalite doküman yönetimi sistemlerini kullanabilmektedir. Ancak kalite dokümanlarının Kurumsal İçerik Yönetimi platformları üzerinde yaşayan dikey bir uygulama olarak ele alınması, bu tür platformların çözümü yerleşik ve tekil bir yapı ile desteklemesi bakımından kuruma katkı sağlamaktadır. Daha önce de bahsedildiği üzere günümüzde Kurumsal İçerik Yönetim sistemleri kendi başına çalışan sistemler olmaktan çıkarak, diğer kurumsal sistemlerin (KKP, MİY, TİY vb.) tümüne hizmet sunmaktadır.
Dokümanın sınıfı veya tipine bakılmaksızın, bir dokümanın hazırlanması çoğu zaman ekip çalışması gerektirmektedir. Dokümanlar için amaç veya kapsam gibi gerekli tanımlamalar yapılmasının yanı sıra doküman şablonunun kurumsal formata uygun olması, hazırlama ekibinin seçilmesi ve iş birliği içinde veri kaybı olmaksızın hazırlama çalışmalarının yürütülmesi, değişikliklerin ihtiyaç halinde geri dönülmesine olanak tanıması için versiyonlanarak kayıt edilmesi, dokümanın gerekli kontrol, görüş ve onay işlemlerine tâbi tutularak yayımlanması, dokümanların takibinin kolaylaştırılması amacıyla belirli bir sistematik çerçevesinde numaralandırılmasının sağlanması, dağıtım işlemlerinin ilgili pozisyon, grup veya birimler arasında doğru bir şekilde gerçekleştirilmesi, okuma görevlerinin takip edilmesi ve raporlanması, fiziksel baskı kopyaları için taleplerin ve takip işlemlerinin karşılanması, doküman revizyon veya iptal işlemlerinin yine ekip çalışmasına uygun bir yapıda kontrol, görüş, onay ve dağıtım mekanizmalarından geçerek gerçekleştirilmesi gibi işlemler kalite doküman yönetiminde karşılaşılan temel ihtiyaçlardır ve böylesi bir sistemin varoluş sebepleri arasındadır.
FAYDALAR
Özellikle üretim endüstrisindeki çalışma ortamlarında, çalışanların ihtiyaç duyduğunda bir kalite dokümanına ulaşması bazen canlar kurtarmakta veya bir felaketi önlemektedir.
Kurumlarda kalite dokümantasyon sistematiğinin var olması, müşteri memnuniyeti, standartlaşma, kalite arttırma, çalışan performansı, maliyet azaltma, motivasyon, koordinasyon gibi kıymetli kavramları sağlamaktadır.
Kurumlarda kalite dokümantasyon sistematiğinin var olması ve kullanılmasının, kurumsal verimlilik, kurumsal süreklilik, kurumsal ciddiyet, kurumsal etkinlik gibi kıymetli kavramları sağlamaktadır.
Kurumların, kurum kültürünü korumak, kurum işleyişini sürekli iyileştirmek, çalışan sorumluluklarını belgelemek, kurumsal verimlilik ve performansı arttırmak gibi hedeflerinin yerine getirilmesine katkı sağlamaktadır.
ÖZELLİKLER
Dokümanların revizyon gelişimi izlenebilmekte ve revizyonlar arasında kıyaslama yapılabilmektedir.
Dokümanlar üzerinden çeşitli raporlar alınabilmektedir.
Kullanıcı okuma görevlerinin takibi gerçekleştirilebilmekte ve dokümanlara erişimin kolaylaştırılması amacıyla özel ekranlar tasarlanabilmektedir.
Doküman onay, revizyon ve iptal akışları kurumun zaman içinde değişen ihtiyaçlarına göre revize edilebilmektedir.
Dinamik hazırlama ekipleri oluşturulabilmekte ve ekip arası ş birliğini artırıcı fonksiyonlar kullanılabilmektedir.
Sistem tüm kalite altyapısı bileşenlerinin tanımlanmasına ve güncellenmesine olanak tanımaktadır. Doküman hazırlama işlemlerinde MS Ofis dokümanı şablonları kullanılmaktadır.
GALERİ
